Todo lo que debes saber de la nota de credito

Es un documento administrativo que se clasificaría como un comprobantes del tipo tributario, y que, sin duda alguna, la nota de credito ofrece bastantes ventajas tanto de cara a la empresa, como de cara a los consumidores. Se utiliza como el fin de detallar la información por la cual han un consumidor se le ha concedido un saldo a favor.

Importancia en el mundo empresarial

Su existencia le permite a las empresas de una manera sencilla corregir errores en las facturas y otorgar saldo a favor a un cliente; se trata de un documento con gran utilidad y que se debería conocer mayor en todas las empresas, y mayor aun por los que han optado por estudiar finanzas o también estudiar economía.

Y debo decir que aunque se emplea de manera considerable por las compañías, esto no quiere decir que todas se encuentren al tanto de su correcta utilización, y por ello muchas veces se crean confusiones en este sentido. Igual, deseo con esta publicación saldar muchas de las necesidades en cuanto a conocimiento sobre este tema, que están requiriendo.

Beneficios de este documento de credito

Tal vez el beneficio más relevante de la nota de credito es que se asegura el dinero para la empresa, para que se gaste en un producto o servicio que la misma ofrezca, de tal manera que ese saldo no podrá ser gastado en las empresas de la competencia.

Por otro lado, si nos fijamos en el beneficio principal que supone para los clientes, es que permite dejarlos conformes. Así su descontento no se hace presente, se evitan futuras ventas, malos comentarios sobre el negocio, y cosas como estas.

¿Quiénes emiten la nota?

La nota de crédito se emite exclusivamente por la empresa, por los vendedores de un determinado producto, o por los encargados de proveer el servicio. Esto quiere decir que entre quienes tienen la posibilidad de crear las notas de credito se encuentran funcionarios de alto cargo de la empresa, o empleados. Los anteriores son quienes tienen la tarea de emitir el documento en caso de que la situación lo amerite.

Situaciones usuales por las cuales se emite

Aunque con anterioridad les comenté sobre algunas de las eventualidades en las que este documento se podría emitir, es algo muy general. Ahora, para fortalecer ese primer concepto que tienen sobre el tema, les ofrezco otra serie de ejemplos, que son los que tienen a continuación.

  • Otorgar rebajas a un cliente que no se consideraron en la primera factura –la original–.
  • Remendar errores en la factura como la diferencia entre el importe cobrado y el precio real de la mercadería.
  • Por daño de un producto que ya se encuentra pago por el cliente y se ha sido entregado.
  • Con el fin de ofrecer un descuento o bonificación que sería sinónimo de “saldo a favor”.

¿Qué información debe contener?

Por el lado de la empresa:

En primer lugar y quizás lo más importante, es que contenga el por qué se emite la nota de crédito, le sigue la clave de identificación tributaria de la entidad, la dirección en la que se ubica la casa matriz o en su debido caso alguna de sus sucursales, el rubro al cual pertenece la compañía, la ciudad en la que se encuentra el negocio que está emitiendo el documento, el número de teléfono, dirección de correo electrónico y el tiempo que el saldo será válido.

Y además de eso, el monto correspondiente al saldo a favor, el tipo de producto, y la fecha.

Por el lado del cliente:

En caso de ser un consumidor común y corriente, debe contener su nombre y apellido. Y en el caso de referirnos a una persona jurídica, debe contener la información necesaria para su contacto, y adicional a eso si es que se tiene, indicar su número de cliente.

Ejemplo de su utilización

Supongamos que somos una empresa que ofrece jarrones, pero nos dedicamos exclusivamente a su venta, mientras que otra empresa se encarga de su producción.

En una de las entregas ya pagas, nos damos cuenta que muchos de los jarrones se han estropeado en su traslado. En ese caso se devolvería la mercadería en mal estado a su proveedor para que proceda a elaborar la nota de credito con el valor correspondiente a los jarrones rotos, que finalmente se nos entregaría con el fin de otorgarnos el saldo a favor.

Tipos de notas de credito

Hay dos tipos, la primera es la comercial y la otra es la bancaria.

  1. Como ya se habrán dado cuenta, la comercial es la que permite llevar a cabo con total transparencia el manejo del dinero, el reflejo de saldo a favor a los clientes, la posibilidad de corregir errores en la facturación, etc.
  2. Y la bancaria difiere de la anterior, en que se trata de un documento entregado por el banco a sus clientes con el fin de informarles o hacer constancia de que han recibido un monto de dinero.

Diseño de una nota de crédito

Información adicional

No hay plazos límite para la emisión de una nota de credito, se puede aplicar a varias facturas, o en su caso al mismo cliente más de una vez –por supuesto siguiendo los lineamientos que esto implica–. Tal vez luego se comparta información para hacer facturas.

Espero que este escrito haya saldado todas las dudas que tenían al respecto del tema, de igual forma este no es el único sitio que ofrece información referente a las NC, por lo que pueden complementar sus conocimientos con otras fuentes.

En la portada de notadecredito.org se encuentra el resto de datos que les pueden interesar, sin embargo lo más relevante esta en esta publicación.

Recuerda que tenemos una sección en la que se habla sobre los diversos documentos comerciales utilizados en las actividades mercantiles, de igual forma te invitamos a que le des una vista a algunos de los posts clasificados en dicho apartado como por ejemplo en el que hablamos sobre las facturas, en el que se habla sobre el remito, y el de la orden de compra.

Tomen la iniciativa de visitar otras fuentes, con el objetivo de que puedan profundizar en la temática, no se queden solo con lo que han aprendido en nuestro sitio web.

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